Jak liczyć rentowność projektu produkcyjnego

Zapytaj właściciela firmy produkcyjnej, czy ostatni duży kontrakt był rentowny. Najczęściej usłyszysz: „chyba tak”. To „chyba” jest sednem problemu. Rentowności projektu nie da się wyczuć — trzeba ją policzyć, a do tego potrzebujesz konkretnych danych, nie wrażeń. Dobra wiadomość: sam wzór jest prosty. Trudność leży w rzetelnym zebraniu składników.

Wzór, od którego wszystko się zaczyna

Na najprostszym poziomie rentowność projektu to różnica między tym, co projekt przyniósł, a tym, co kosztował:

Zysk na projekcie = Przychód − (Koszt materiału + Koszt pracy + Koszty pośrednie)

Marżę procentową liczysz, dzieląc zysk przez przychód. Tyle teorii. W praktyce trzy z tych składników firmy znają dobrze — przychód i koszt materiału są na fakturach. Czwarty, koszt pracy, jest najtrudniejszy do uchwycenia i właśnie on najczęściej decyduje o tym, czy realna marża zgadza się z tą z oferty.

Dlaczego koszt pracy jest najtrudniejszy

Koszt materiału jest twardy: kupiłeś, masz fakturę. Koszt pracy trzeba złożyć z dwóch elementów, które łatwo policzyć źle. Pierwszy to liczba roboczogodzin faktycznie włożonych w dany projekt — nie ogólna suma z miesiąca, tylko godziny przypisane do konkretnego zlecenia. Drugi to realny koszt roboczogodziny, czyli stawka pracownika powiększona o narzuty.

Krok po kroku: jak policzyć rentowność

1. 1Zbierz roboczogodziny per projekt. Potrzebujesz godzin przypisanych do konkretnego zlecenia, a nie ogólnej ewidencji kadrowej. Bez tego dalej nie ruszysz.
2. 2Ustal koszt roboczogodziny z narzutami. Weź stawkę i dolicz składki oraz koszty pośrednie. Lepiej oszacować nieco z górką niż zaniżyć.
3. 3Policz koszt pracy. Roboczogodziny × koszt godziny = koszt pracy na projekcie.
4. 4Dodaj materiał i koszty pośrednie. Zsumuj wszystkie koszty, które obciążają to zlecenie.
5. 5Odejmij od przychodu. Różnica to zysk; podziel przez przychód, by uzyskać marżę procentową.

Przykład liczbowy: projekt, który „wyglądał dobrze”

Weźmy montaż konstrukcji za 120 000 zł. Na pierwszy rzut oka świetny kontrakt. Zobaczmy, co zostaje po policzeniu kosztów:

Kontrakt za 120 tysięcy zostawia w firmie 8 tysięcy. Gdyby ekipa spędziła na budowie o tydzień dłużej, niż zakładano — a na montażu to norma — dodatkowe roboczogodziny i delegacje skasowałyby cały zysk. Projekt, który w ofercie wyglądał na pewniaka, w rzeczywistości balansuje na granicy. Bez policzonych roboczogodzin nikt by tego nie zauważył przed kolejnym, identycznym zleceniem.

Skąd brać wiarygodne godziny

Cała kalkulacja stoi i upada na jakości danych o czasie. Jeśli godziny spływają z dwutygodniowym opóźnieniem i są przypisane „do firmy”, a nie do projektu, rentowność policzysz najwyżej z grubsza. Dlatego warto, by raportowanie czasu od początku odbywało się z przypisaniem do zlecenia — najlepiej z miejsca pracy, a nie z pamięci. Jak to zorganizować, opisujemy w poradniku jak mierzyć czas pracy na projektach produkcyjnych.

Rentowność policzona po fakcie mówi, czy zarobiłeś. Rentowność widoczna w trakcie pozwala jeszcze zareagować — dołożyć ekipę, renegocjować zakres albo przynajmniej nie powtórzyć błędu przy następnej wycenie.